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Suite au confinement COVID-19, quelles sont les actions que Transitions Pro Occitanie met en place pour répondre au mieux aux bénéficiaires d’action de formation, aux organismes de formation et employeurs ?
Par Denys Bédarride publié le 12 JUIN 2020 à 09:48
Comme de nombreuses structures, Transitions Pro Occitanie a mis en place des mesures à la fois pour respecter les règles sanitaires mais surtout pour être au plus près de ses bénéficiaires, des organismes de formation et employeurs impactés par la mise en confinement. Toutes les mesures et explications vous sont détaillées ci-dessous.

A la suite des déclarations du gouvernement annonçant un déconfinement progressif, l’organisation de la reprise des activités sur les deux sites de Transitions Pro Occitanie a nécessité un temps de préparation pour envisager la réouverture progressive des sites.

Cette reprise a été pensée en tenant compte des capacités opérationnelles et des contraintes du contexte de crise sanitaire qui va perdurer. Le premier principe est de continuer à assurer la protection des personnels et comme prérequis, la disponibilité des équipements de sécurité.

Ainsi, à compter du 18 mai prochain, les équipes de Transitions Pro ont repris, progressivement, une activité sur les sites de Toulouse et Montpellier. Des mesures organisationnelles sont envisagées, en particulier, le séquencement des activités.

Elles permettent de limiter les risques de concentration des personnels et, par conséquent, de respecter les règles de distanciation physique.

Les deux sites d’accueil sont encore fermés au public jusqu’à nouvel ordre.

Le site internet est mis à jour régulièrement : www.transitionspro-occitanie.fr

Depuis le 1er juin, la plateforme téléphonique est à nouveau active. Les plages d’ouverture sont affichées sur le site de Transitions Pro Occitanie.


Pour toute demande urgente, l’envoi d’un email est privilégié, en précisant ses NOM, Prénom et adresse mail ainsi que l’objet de la demande.

Transitions Pro Occitanie s’engage à y répondre dans les meilleurs délais.


Les adresses mails sont les suivantes :


Les bénéficiaires en CIF CDD et PTP CDD ou intermittents rémunérés directement par Transitions Pro Occitanie doivent faire parvenir le document « Demande de remboursement de salaire et facturation de la formation » impérativement par mail à remucdd@transitionspro-occitanie.fr dans les délais habituels.


Les bénéficiaires en CDI ou en intérim, dont la formation théorique est interrompue (pas de solution de continuité pédagogique) doivent se rapprocher de leur employeur / agence d’intérim pour réintégrer l’entreprise.


Problématiques liées au calendrier de dépôt des dossiers :

Les bénéficiaires ne pouvant déposer leur dossier complet du fait de la fermeture de l’organisme de formation dans un contexte de Covid-19 doivent adresser un mail à infos@transitionspro-occitanie.fr expliquant la situation.

Il devra nécessairement préciser dans l’objet du mail « PB Calendrier/ Fermeture OF – Covid19 ».

Dispositif « Démission pour reconversion » :

Compte tenu de l’épidémie de covid-19 et des impacts potentiels sur la mise en œuvre des projets concernés par le dispositif « Démission pour Reconversion », le Ministère du Travail, assouplit à titre exceptionnel le délai de 6 mois au cours duquel le bénéficiaire porteur de projet est amené à démissionner (cadre institué par Décret). Ce délai pourra être renouvelé pour une durée équivalente.


Aussi, sur recommandation du Ministère du Travail, Transitions Pro Occitanie, propose de délivrer une nouvelle attestation « du caractère réel et sérieux du projet professionnel », faisant courir un nouveau délai de 6 mois, lorsque le délai réglementaire de 6 mois après la délivrance de l’attestation est arrivé à expiration.
Cette solution permettra au bénéficiaire de procéder, dans les délais impartis, à son inscription auprès de Pôle Emploi.


Pour ce faire, le bénéficiaire doit informer au plus tôt le service gestion :
par mail à l’adresse gestiondossier@transitionspro-occitanie.fr

puis par courrier à l’adresse du siège : Parc Technologique du Canal - 4 rue Giotto - CS 72280 - 31522 Ramonville Saint Agne via la rubrique « échanges » de son espace personnel.

Expliquer, de manière synthétique, le contexte lié au COVID-19 ;
Rappeler précisément le numéro de dossier et le nom du bénéficiaire ;

Au vu des directives ministérielles, Transitions Pro Occitanie s’organise pour répondre aux interrogations des organismes de formation qu’il finance.

Selon le communiqué de presse du Ministère du Travail du 17/03/2020, tous les organismes de formation suspendent l’accueil en formation, et ce jusqu’à nouvel ordre.
Ce principe s’applique à l’ensemble des personnes en formation quel que soit leur statut. Les organismes de formation sont invités à poursuivre l’activité, à travers des modalités de formation à distance.


« À compter du 11 mai 2020, les centres de formation seront susceptibles d’accueillir à nouveau dans leurs centres des stagiaires en formation continue » a indiqué le ministère du travail. Pour ce faire, les organismes devront nécessairement respecter le protocole national de déconfinement.

Un guide à destination des organismes de formation, travaillé avec la profession et validé par le ministère du travail, complétera le protocole national. Ces documents sont à disposition sur le site de Transitions Pro Occitanie.


Pour les organismes de formation, le principe est de privilégier le maintien de l’activité lorsque les formations peuvent se poursuivre par un enseignement à distance et donc le maintien du financement de la prestation par leur financeur :

  • Les règles de contrôle de service fait évoluent pour permettre l’organisation de la formation à distance avec des modes de preuve facilitées et allégées ; les preuves pourront être apportées par tout moyen.
    En cas de besoin, les décalages éventuels des sessions seront rendus possibles.
    Dans tous les cas, les bénéficiaires demandeurs d’emploi en cours de formation voient leur rémunération de stagiaire de la formation professionnelle garantie pendant la période de suspension, jusqu’à la fin de la formation.
  • Afin d’être en mesure de rembourser les différents coûts afférant à la formation (coûts pédagogiques, rémunération, frais annexes), le prestataire doit se conformer précisément aux Conditions Générales d’Intervention (en ligne sur le site https://www.transitionspro-occitanie.fr/cgi/) qui fixent, de manière contractuelle les conditions de mise en œuvre des financements.
    L’organisme financé se doit donc d’informer Transitions Pro Occitanie, formellement et par écrit, de toute modification d’organisation de la formation.
    Le Ministère du Travail a mis en place un certificat de réalisation qui conduit à fluidifier les modalités de paiement à partir d’un document de référence simple et basé sur un principe de confiance.
  • A noter : Les dispensateurs de formation devront conserver tous les justificatifs de réalisation des actions et activités.
    Conformément aux directives du Ministère du Travail et à l’arrêté du 21/12/2018, Transitions Pro Occitanie a publié, sur son site, le modèle de certificat de réalisation (consultable dans l’espace téléchargement de www.transitionspro-occitanie.fr et dans votre espace « organisme »).

Situation 1 : L’organisme interrompt son activité de formation
Le prestataire doit :

    • Informer, avant le 13 juillet 2020, la « cellule COVID » par mail à l’adresse impact- covid@transitionspro-occitanie.fr puis par courrier à l’adresse : Parc d’activité la Peyrière - 10 Rue Robert Schuman - CS1 34433 Saint Jean de Védas ;
    • Expliquer le contexte ;
    • Rappeler précisément les actions concernées, le numéro de dossier et le nom du bénéficiaire ;
      Si la formation est strictement interrompue, le salarié qui réalise sa formation pendant le temps de travail devra contacter son employeur pour reprendre son activité.
      Pour qualifier l’« interruption » du projet de transition professionnelle liée à la crise du Covid-19, il est recommandé que l’organisme de formation la replanifie, avec un démarrage avant le 1er août 2020.
      Dans le cas contraire, l’action de formation pourrait être considérée comme annulée et une nouvelle demande de prise en charge d’un projet de transition professionnelle devrait alors être déposée pour pouvoir bénéficier de la fin de la formation.

      Le nouveau calendrier de formation fixé par l’organisme de formation doit être transmis à Transitions Pro Occitanie, avant le 13 juillet 2020, afin de s’assurer que l’action de formation reprendra bien avant le 1er août 2020. L’accord du bénéficiaire et de l’entreprise sur le nouveau calendrier de formation devra par ailleurs être recueilli (cas des CDI et Intérimaires).
      Remarque : En cas d’une fermeture exceptionnelle de l’organisme de formation, le stagiaire peut être redirigé vers un autre organisme de formation proposant la tenue de l’action de formation selon des modalités d’organisation adaptées à la situation. Cette décision doit faire l’objet d’un accord de Transitions Pro Occitanie et le nouvel organisme de formation doit impérativement respecter les règles relatives à la qualité (notamment être référencé Datadock).

Situation 2 : l’organisme change ou envisage de changer les modalités de formation
En premier lieu, le prestataire doit :

    • Appliquer la procédure d’information préalable de même que précédemment (situation 1).
    • Le prestataire précise clairement sa volonté de modifier la modalité de formation, par exemple d’intégrer de la formation à distance (FOAD, en tout ou partie de l’action).

Le prestataire doit, en outre :

Expliciter ces nouvelles modalités, les moyens et surtout conclure avec le bénéficiaire un PIF (protocole individuel de formation) qui permet de s’assurer que le stagiaire a, à sa disposition, les moyens techniques et pédagogiques pour suivre et réaliser les attendus de la formation.

Un modèle téléchargeable est disponible sur www.transitionspro-occitanie.fr

- Enfin, pour prétendre au remboursement de l’action, il devra justifier de la réalisation de la formation en complétant « le certificat de réalisation », téléchargeable sur www.transitionspro-occitanie.fr. Ce document pourra être signé numériquement.

Cas particuliers
Le prestataire initial recourt à :

    • de la sous-traitance pour assurer la continuité de l’action à distance : il reste responsable de la mise en œuvre et doit justifier des exigences qui s’imposent (information préalable, PIF, certificat de réalisation... et des exigences qualité requises) ;
    • de la co-traitance pour assurer la continuité de l’action à distance : les deux structures sont responsables de la mise en œuvre et des exigences requises. Il est nécessaire de conclure une convention entre les deux structures et demander un réexamen du dossier à Transitions Pro Occitanie.

Situation 3 : l’action de formation devait débuter après le 13 mars 2020
Le prestataire doit :

    • Appliquer la procédure d’information préalable de même que précédemment (situation 1).
    • Quel que soit le dispositif concerné, le démarrage de l’action doit être reporté.
    • Contacter Transitions Pro Occitanie pour expliquer les différentes modifications apportées et obtenir la procédure administrative à suivre.
      Remarque : A titre exceptionnel Transitions Pro Occitanie accepte de recevoir les demandes de paiement et les différents justificatifs par mail à l’adresse suivante reglement@transitionspro-occitanie.fr.

A noter : les originaux devront être impérativement envoyés par courrier à l’adresse suivante de Transitions Pro Occitanie :
Parc d’activité la Peyrière - 10 Rue Robert Schuman - CS1 34433 Saint Jean de Védas


Pour les employeurs :

En raison des circonstances sanitaires actuelles, tous nos sites d’accueil sont fermés au public jusqu’à nouvel ordre mais vous pouvez consulter le site internet, mis à jour régulièrement : www.transitionspro-occitanie.fr

Pour toute demande urgente, vous devez envoyer un email en précisant vos coordonnées (Nom de l’entreprise et adresse mail de contact) ainsi que l’objet de votre demande.

Si la formation du salarié en CDI est interrompue, vous avez l’obligation de le réintégrer dans l’entreprise.

Vous trouverez l'intégralité de la note concernée en cliquant sur le lien suivant

https://travailemploi.gouv.fr/IMG/pdf/20200319_qr_fpc_coronavirus.pdf

Les adresses mails pour contacter Transitions Pro Occitanie :

  • Pour toute question concernant les remboursements : reglement@transitionspro-occitanie.fr
  • Pour toutes questions relatives à l’organisation des sessions de formations, consulter le paragraphe « Organismes de formation »


A noter : les originaux devront être impérativement envoyés par courrier à l’adresse suivante de Transitions Pro Occitanie :
Parc d’activité la Peyrière - 10 Rue Robert Schuman - CS1 34433 Saint Jean de Védas.

Afin d’analyser les problématiques rencontrées par :

  • les bénéficiaires de financement, en cours de formation,
  • les organismes de formation,
  • et les Entreprises, ayant des salariés en cours de formation,

Transitions Pro Occitanie met en place une cellule dédiée pour traiter tous les dossiers impactés pendant la période de confinement.

Une adresse mail spécifique : impact-covid@transitionspro-occitanie.fr

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